Hvordan laver du en risikoanalyse (med skabelon og eksempel)

Risikoanalyse er en proces, hvor man vurderer risikoen for, at en begivenhed indtræffer, og de potentielle konsekvenser af denne begivenhed.

Det indebærer, at man identificerer mulige risici, analyserer dem for at bestemme deres sandsynlighed og konsekvenser og derefter tager skridt til at mindske disse risici.

Risikoanalyse er et vigtigt værktøj for både virksomheder, organisationer og enkeltpersoner. Ved at forstå de risici, der er forbundet med en bestemt aktivitet, kan virksomhederne tage skridt til at minimere disse risici og beskytte sig mod potentielle tab.

Enkeltpersoner kan anvende risikoanalyser til at træffe informerede beslutninger om deres aktiviteter og planlægge for uforudsete situationer.

Hvad er en risikoanalyse?

I erhvervslivet er risikoanalyse en proces, hvor man vurderer potentialet for tab i forbindelse med en investering eller et venture. Målet med risikoanalysen er at identificere risici og bestemme, hvordan de skal håndteres.

Der findes mange forskellige tilgange til risikoanalyse, men alle involverer en eller anden kombination af identifikation og evaluering af risici, vurdering af sandsynligheden for, at hver type risiko opstår.

Metoder til risikoanalyse

Der findes mange forskellige metoder til at foretage en risikoanalyse. Den mest almindelige metode er at bruge en matrix, som gør det muligt at kortlægge de brugeren til at identificere og vurdere risici på en struktureret måde.

En anden almindelig metode er at udarbejde en liste over mulige risici og derefter vurdere dem i forhold til deres sandsynlighed og potentielle konsekvenser. Dette kan gøres ved hjælp af en simpel tabel eller et regneark.

Formål med en risikoanalyse

Formålet med risikoanalysen er dels at vurdere, hvilke risici der er de alvorligste i forhold til projektets gennemførelse, dels at finde strategier for at overkomme og reducere disse risici.

En risiko består altid af sandsynligheden for, at et eller andet hænder samt konsekvensen af den pågældende hændelse.

Reduktion af risikoen kan derfor foretages på to områder.

Dels reduktion af sandsynligheden for at det pågældende problem skal opstå (forebyggelse), dels reduktion af konsekvenserne af den forventede hændelse (afbødning).

Risikoanalysen har til formål at afdække mulige risici, prioritere dem og finde mulige løsninger på de pågældende problemer.

Hvordan laver man risikoanalysen?

Risikoanalysen udføres ofte første gang på planlægningsworkshoppen, men skal udføres mange gange gennem projektet, da risici ændrer sig gennem projektforløbet.

Desuden opnår projektgruppen større indsigt og viden, som projektet skrider frem, hvilket gør, at man bliver opmærksom på nye eller andre risici. Risikoanalysen skal bruges til at reagere på, hvis ikke der øjeblikkelig tages aktion, så snart ting udvikler sig i den retning, som risikoanalysen forudser.

Vurder risikoen med disse 6 trin

Risikoanalyser kan udføres via et væld af forskellige metoder. Vi har udvalgt en enkel, men effektiv metode, som forklares herunder.

Trin 1

Risikoanalysen starter med en brainstorm omkring, hvilke problemområder der kan forekomme i det pågældende projekt. Du kan læse mere om kreative processer for at få ideer til, hvordan du kan arbejde med brainstorm..

Brainstormingen gennemføres ved at spørge: ”Hvad kan gå galt?”. Se også tjeklisten i dette værktøj. Ofte vil det være en god idé at sende papkort rundt eller sætte dem op på væggen, så de øvrige deltagere i workshoppen bliver inspireret af de problemstillinger, som skrives op.

Trin 2

Næste trin i risikoanalysen er at vurdere konsekvenserne af de enkelte hændelser. Ofte vil det være en god idé at vurdere hændelserne en skala fra 0-5. Er der tale om en mindre rystelse i projektet, der skaber irritation, er det 1.

Er der tale om væsentlige problemer og forsinkelser, der nødvendiggør en revision af plan og budget, er det 3. Endelig kan hændelsen være så alvorlig, at den hindrer projektgennemførelsen, og konsekvensen er lukning af projektet. Her er værdien 5.

Trin 3

Tilsvarende vurderes sandsynligheden for, at de enkelte hændelser forekommer. Dette kan også gøres på en skala fra 1 til 5, hvor 1 er lille sandsynlighed, og 5 er stor sandsynlighed.

Trin 4

Dernæst skal vi udregne risikotallet, R. R er lig K x S, dvs. konsekvensen gange sandsynligheden.

Den højre kolonne vil give et billede af, hvor de store risici er. Ofte vil man blive overrasket, da mange mennesker har tendens til at fokusere på de hændelser, der har store konsekvenser uden at tage hensyn til, at sandsynligheden kan være meget lille.

Trin 5

Når de forskellige hændelser er prioriteret, arbejdes der videre med de hændelser, der har den største risiko. Der udarbejdes tiltag, som kan reducere sandsynligheden for, at den pågældende hændelse sker (forebyggende tiltag). På samme måde udarbejdes der tiltag, der kan reducere konsekvenserne, hvis eller når den pågældende hændelse forekommer (afbødende tiltag).

Risikoanalysen giver projektlederen og projektgruppen et ganske godt billede af, hvor farerne lurer i projektet, og hvilke muligheder der reelt er for at reagere.

Trin 6

Indarbejd tiltagene i milepælsplanen, så risici reelt reduceres.

Drøft risikoanalysen med styregruppen og ledelsen. Styregruppen skal altid kende projektets 10 største risici.

Faldgruber og begrænsninger

Risikoanalysen skal udføres af projektarbejdere, der har indblik i det pågældende faglige område, ellers er det ikke muligt at foretage en reel vurdering af den pågældende risiko.

At have nedskrevet risici er ikke det samme som at have reduceret eller forhindret dem! Sørg for at de forebyggende handlinger indgår som en del af projektplanen, og der udpeges ansvarspersoner for de enkelte tiltag.

Konsekvenserne reduceres ofte vha. en plan B. For at dette skal lykkes er det nødvendigt, at plan B iværksættes på det rette tidspunkt. Det er derfor vigtigt at have besluttet ”Hvornår går vi over til plan B”. Datoen for denne beslutning skal ligge fast og være så tidlig, at plan B kan gennemføres.

Risikoanalysen foretages altid på baggrund af en aktuel projektmålsætning, milepælsplan og projektorganisation. Er planen uklar, bliver risikoanalysen også uklar, og tiltagene bliver almindeligheder, som burde være i en fornuftig plan.

Tjekliste til risikoanalysen

Struktur og funktion

• Definition af projektets leverancer og omfang
• Teknologi, særpræg, løsningsvalg
• Kvalitet

Omgivelser

• Interessenternes holdning
• Politiske forhold
• Myndighedernes medvirken
• Konkurrenceforhold
• Fysiske omgivelser
• Adgangs- og transportforhold
• Vejrlig og andre naturforhold
• Gener ved udførelsen (f.eks. hensyn til naboer, trafik, pladsforhold m.v.)
• Prisudvikling (specielt på årsager, f.eks. generel udvikling, lokalt niveau, valutaforhold)

Projektforløbet

• Tidspres
• Planlægningens kvalitet, pessimisme eller optimisme
• Projektorganisationens kunnen
• De udførendes kunnen
• Gentagelseseffekt
• Ændringer undervejs
• Kvalitetskontrolpolitik
• Arbejdsmiljøforhold
• Uheld, tyveri, hærværk, forglemmelser
• Leverance- og varekøbsforhold
• Ressourcetilgængelighed/-kapacitet
• Materiellets tilstand

Samspil

• Organisatoriske forhold (effektivitet, samarbejde, ansvarsplacering)
• Misforståelser i kommunikation
• Overholdelse af indbyrdes aftaler (planer)
• Kontrakternes kvalitet, definition af ydelser
• Specifikationers/beskrivelsers kvalitet og forståelighed

Konklusion

Risikoanalyse er en vigtig proces, der hjælper med at identificere potentielle risici i et projekt og udvikle foranstaltninger til at forebygge eller mindske dem. Ved at forstå, hvor de største risici ligger, kan projektledere bedre planlægge og håndtere disse farer for projektet.

Selv om ingen risikoanalyse er perfekt, kan du ved at følge denne tjekliste sikre, at dit team har en realistisk forståelse af de risici, der er forbundet med projektet.