Brug 5x5 projektmodellen til projektanalyse

Skal du lave en projektanalyse? Her gennemgår vi 5x5 modellen, som er et rigtig godt redskab til at struktuere din analyse af et projekt.

I projekter er dit team ofte sammensat af mennesker med mange kompetencer og forskellige personprofiler. Vi bruger projektledelse i vores arbejde for at imødekomme målene i projektet bedst muligt.

For at holde styr på en projektgruppe er det vigtigt, at alle har en klar ide om hvornår, og hvad de skal bidrage med til at projektet kan blive til noget.

For at sikre det bedst mulige projekt, så kan planlægningen gennemgå en række forskellige deltrin.

Hvis du laver en grundig projektanalyse, så er det lettere at finde ud af, hvordan opgaverne i projektet skal fordeles på den mest kompetente måde. Her er 5x5-projektmodellen et godt væktøj.

Hvad er 5x5-modellen?

Når du skal analysere projekter, så er 5x5-modellen et godt sted at starte. Modellen giver dig en rigtig overskuelig måde at organisere din analyse på.

5x5-modellen kan skitseres på følgende måde.

5x5 modellen er et styringsværktøj og analyseværktøj, som projektlederen kan udnytte. Du kan betragte den som en huskeseddel med punkter, som en projektleder bør tjekke løbende igennem projektet.

”Selv om der findes mange forskellige typer af projekter med hver sine karakteristiske egenskaber, er det muligt at identificere fem elementer, som et hvert projekt vil være opbygget af, og som er nødvendige for, at en opgave kan løses som et projekt.”

— Projektstyring - med enkelte midler, Mikkelsen og Riis s. 17

5x5-modellen består (måske ikke helt overraskende) af 5 elementer:

1. Projektopgaven
2. Interessenterne
3. Omgivelserne
4. Ressourcerne
5. Projektledelse

De fem elementer i 5x5-projektmodellen

For hvert af de 5 elementer er der 5 punkter som er væsentlige at tjekke af løbende gennem projektet.

I denne figur kan du se lidt flere ord sat på de enkelte elementer i modellen.

Projektopgaven

Projektopgaven fastsætter meningen med projektet og hvad der ønskes opnået. Det skal være tydeligt hvilken forandring projektet skal skabe.

Arbejde med målsætning for projektet er central. Det gøres med værktøjerne målhierarki og målskema husk at bruge SMART modellen til målene. Endvidere er det vigtig at lav succeskriterier, så I tager stilling til, hvornår projektet er en succes. Det gøres i målskemaet.

Interessenter og interessentanalyse

Dan jer et overblik overprojektets interessenter. Det kan gøres ved at lave interessentanalyse og interessentmatrix.

	Primære interessenter	Sekundære interessenter
Medspillere
Modstandere

En interessentanalyse er som man lidt kan tænkte sig til en analyse af interessenterne. Her bliver det overskueligt at forstår håndteringen af interessenterne.

Formålet med analysen er at hjælpe projektledere med at håndtere interessenterne.

Interessent	Forventninger	Betydning	Bidrag til projektet	Indragelse	For eller imod

Læs: Guide til interessentanalyse med skabelon og eksempel

Omgivelsesanalyse

Dette er en analyse af de faktorer som kan påvirke projektet.

• Kultur - de kulturelle forhold kan have stor indflydelse på projektet da der er stor fokus på sundhed, og projektet skal gerne leve op til kundernes forventninger.
• Marked - markedet er i konstant forandring og det er derfor vigtigt at have stor kendskab til den målgruppe der arbejdes med.
• Teknologi - teknologiske forhold kan have indflydelse på projektets endelige produkt. Det er vigtigt at det endelige produkt lever op til de teknologiske forhold, da et forældet projekt ikke er udfordrende nok
• Omgivende systemer - massemedier og reklame på andre måde kan være med til at hæve et projekt. Det er derfor vigtigt at have kendskab til alle omgivende systemer.

	Fordele	Ulemper
Kultur
Marked
Teknologi
Omgivende systemer

Alt i alt er formålet med projektledelse at, styre og koordinere mennesker og ressourcer igennem et projekts forløb, ved hjælp af god ledelse kan vi opnå et veldefinerede mål, kvalitet og tilfredshed hos interessenterne indenfor den givne tid og de økonomiske rammer der er stillet op.

Omgivelser

Omgivelserne er det som ligger rundt om projektet. Det er de sammenhænge, hvor projektet skal indgå uden at have indflydelse. Vi kan også kalde det vilkårene for projektet. En SWOT-analyse og en TOWS-analyse kan hjælpe med at give et overblik over projektets omgivelser.

Noget at det der kan overvejes i omgivelserne kan være:

• Er der et marked for projektet?
• Det fysiske miljø, lokaler, pladsforhold, vejret.
• Er det andre projekter eller aktiviteter som skaber muligheder for dette projekt eller måske begrænsninger?
• Er det regler eller normer vi skal være opmærksomme på?

Ressourcer

De forskellige ressourcer som projektet gør brug af.

• Kompetencer - viden, kunnen
• Personer
• Faciliteter
• Materialer
• Penge (Budget)

Projektledelse

Projektledelse handler om at planlægge, organisere, lede og styre projektet. Her skal I have fokus på:

• Organisering af projektgruppen
• Teamsamarbejde
• Konflikthåndtering

Det er altid vigtigt at finde en leder, som formår at dele opgaverne ud på den mest kompetente mulige måde.

Læs: Projektledelse: Sådan griber du det an

Redskaber i modellen

Her kan du se alle de forskellige redskaber, som du kan bruge til din projektanalyse efter 5x5 projekt-modellen.

Hvor starter du på projektanalyse?

Som med alle analyser er det vigtigt at have et overblik over projektet, før du kan gå i gang.

Det er altid godt at starte med at få beskrevet projektopgaven grundigt, før du går videre.

Derefter kan det være godt at fortsætte med at se på de forskellige interessenter i projektet, og hvad deres behov og ønsker er for projektet.

Men alle emnerne i projektmodellen er vigtige. Når du får beskrevet et af emnerne, så kan det sagtens påvirke, hvordan de øvrige elementer skal beskrives.

Konklusion

5x5-modellen er en rigtig god huskeliste, når du skal lave en projektanalyse. Centralt er naturligvis projektopgaven, men for at lave en ordentlig projektledelse, så er en god analyse af projektet rigtig vigtig.

Bøger om projektanalyse

Projektledelse i teori og praksis

Som projektleder skal man altid være forberedt på forskellige problemstillinger og være klar over de mange løsningsmuligheder. Du er dog ikke alene om opgaven, da du med Projektledelse - teori og praksis af Bjarne Kousholt bliver godt klædt på til dit næste projekt.

Se prisen