Kommunikation

Vil du have overblik over, hvem du skal orientere om dit projekt? Så lav en kommunikationsplan.

I et projekt er det vigtigt at udarbejde en kommunikationsplan. Kommunikationsplanen beskriver, hvordan oplysninger vil blive delt mellem alle medlemmer af teamet og eksterne interessenter.

Uden en klar og præcis kommunikationsplan vil der helt sikkert opstå misforståelser, og projekter kan hurtigt falde fra hinanden.

Hvad er en kommunikationsplan?

En kommunikationsplan er et værktøj, der kortlægger hvem, hvad, hvornår, hvor, hvor og hvordan kommunikationen skal foregå. Den sikrer, at alle, der er involveret i et projekt, er på samme side og ved, hvilke oplysninger der skal deles og hvornår.

Hvorfor har du brug for en kommunikationsplan?

Projekter er komplekse foretagender, der kræver koordinering mellem mange forskellige mennesker. En kommunikationsplan giver en ramme for, hvordan information vil blive delt mellem alle medlemmer af projektgruppen og eksterne interessenter.

Uden en kommunikationsplan er det let at skabe misforståelser, og projekter kan hurtigt falde fra hinanden. Ved at have en klar og præcis plan på plads kan du undgå disse problemer og sikre, at alle, der er involveret iprojektet er på samme side.

Hvordan udarbejder man en kommunikationsplan?

Der er mange forskellige måder at udarbejde en kommunikationsplan på. Det vigtigste er at sikre, at den opfylder de specifikke behov i dit projekt.

En måde at udarbejde en kommunikationsplan på er at bruge en tabel eller en matrix.

I tabellen eller matrixen skal du angive følgende oplysninger:

• Navnene på alle medlemmer af projektgruppen
• Navnene på alle eksterne interessenter
• En beskrivelse af, hvilke oplysninger der skal deles
• Hvornår oplysningerne skaldelt
• Hvordan oplysningerne skal deles (fx pr. e-mail, personligt, via et telefonopkald osv.)