Mødeledelse: Ideer til det gode møde
Hvordan holder man et godt møde? Her kigger vi på ideer til det gode møde. Mødeledelse betyder naturligvis rigtig meget, når man gerne vil holde vellykkede møder.
Gode møder er afgørende for et produktivt arbejde. De giver folk mulighed for at mødes og udveksle idéer, træffe beslutninger og bringe projekter fremad. Men alt for ofte er møderne ineffektive og uproduktive. I denne artikel vil vi undersøge, hvordan du kan gøre dine møder mere effektive. Vi vil se på, hvordan man forbereder møder, hvordan man afvikler dem?
Hvad er et godt møde, og hvorfor er de vigtige?
Gode møder er vigtige, fordi de giver folk mulighed for at udveksle idéer, træffe beslutninger og få projekter fremad. De er også en god mulighed for teambuilding og netværksdannelse.
Dårlige møder kan derimod være et stort spild af tid. De kan være frustrerende, uproduktive og endda kontraproduktive.
Kendetegn for det gode møde
Så hvad gør et hvordan ser et godt møde ud? Her er nogle af de vigtigste kendetegn:
- De har et klart formål.
- De er velorganiserede og veldrevne.
- De starter til tiden og slutter til tiden.
- De er besøgt af de rigtige personer.
- De har en god blanding af mennesker med forskellige perspektiver.
- De tilskynder til åben og ærlig kommunikation.
- De giver mulighed for at høre forskellige synspunkter.
- De træffer beslutninger, der er i gruppens bedste interesse.
- De har en klar dagsorden, og alle ved, hvad der forventes af dem.
- De slutter med et resumé af det, der blev drøftet, og hvad der skal gøres som det næste.
Ideelt set bør hvert møde sigte mod at opfylde alle disse kriterier. I virkeligheden er det dog ofte ikke muligt. Det er vigtigt at forsøge at sikre, at dine møder er så effektive som muligt.
Grundessensen i et godt måde
Det rigtig gode møde finde sted, når vi taler om…
- Den samme ting
- På samme tid
- Med det samme mål
- Indenfor det samme rum
Sådan definerer Ditte Wulff det i forbindelse med Mødehuset, som du kan læse lidt mere om længere nede i artiklen.
Hvordan forbereder man sig til et møde?
Et af de vigtigste ting, du kan gøre for at sikre, at dine møder er effektive, er at forberede dem ordentligt. Det betyder, at du skal have et klart mål for mødet og udarbejde en dagsorden.
Det er også vigtigt at sørge for, at de rigtige personer inviteres til mødet. Dette omfatter personer med den relevante ekspertise og personer, der vil blive berørt af de beslutninger, der træffes på mødet .
Det er også en god idé at afsætte tid til networking og socialt samvær i begyndelsen af mødet. Det kan være med til at skabe relationer og tillid i gruppen.
Hvordan man afvikler et godt møde?
Der er et par vigtige ting, du skal gøre for at sikre, at dine møder afvikles effektivt. For det første skal du sørge for, at du starter og slutter til tiden. Det er også vigtigt at overholde dagsordenen og at holde sig til den tid, der er afsat til hvert punkt.
Det er også vigtigt at sikre, at alle får mulighed for at bidrage. Det betyder, at man skal tilskynde til åben kommunikation og aktiv lytning. Det er også vigtigt, at forskellige synspunkter bliver hørt, og at beslutninger bliver foretages i koncernens bedste interesse.
Endelig er det vigtigt at afslutte mødet med et resumé af, hvad der blev drøftet, og hvad der skal gøres som det næste. Dette vil være med til at sikre, at alle er på samme side, og at der er en klar plan for, hvordan man kommer videre.
Hvad skal du gøre, når mødet er slut?
Når mødet er slut, er det vigtigt at følge op på deltagerne. Det betyder, at der skal udsendes et referat af mødet, og at alle skal have en kopi af handlingsplanen.
Det er også vigtigt at følge op på eventuelle beslutninger, der blev truffet. Dette sikrer, at de bliver gennemført, og at alle er klar over, hvad der skal gøres.
Værktøjer og ideer til det gode møde
Der er nogle få værktøjer, der kan hjælpe dig med at gøre dine møder mere effektive. Her kigger vi på nogle finde værktøjer.
1. Skabelon til dagsorden og mødereferater
En af disse er en skabelon til dagsorden og mødereferater. Den kan hjælpe dig med at planlægge mødet og sikre, at alle vigtige emner bliver dækket.
Den kan hjælpe dig med at holde styr på, hvad der blev drøftet på mødet, og hvem der skal gøre hvad.
Vi bruger selv Google Drive flittigt. Her kan vi nemlig lave dagsordner, som bliver et arbejdsdokument under mødet også.
2. Mødetrekanten
Mødetrekanten er et værktøj, der kan hjælpe dig med at sikre, at dine møder er effektive. Det er en visuel måde at repræsentere de tre nøgleelementer i et møde på:
- Formålet
- Personerne
- Processen
Hvert af disse elementer er repræsenteret ved et punkt i trekanten. Mødeskemaet kan hjælpe dig med at sikre, at hvert af disse elementer får den opmærksomhed, de fortjener.
Mødetrekanten er et nyttigt redskab til at tænke over, hvordan man kan gøre møderne mere effektive. Den kan hjælpe dig med at sikre, at hvert møde har et klart formål, og at de rigtige personer er inviteret. Det kan også hjælpe dig med at tænke over mødeprocessen, og hvordan du kan gøre den mere effektiv.
3. Mødehuset
Mødehuset er en model, som du kan bruge til at forberede og styre det gode møde. Mødehuset er udarbejdet af Ditte Wulff.
Grundlæggende i konceptet er, at møder typisk har forskellige formål. Derfor kan møderne rammesættes som forskellige møderum, der egner sig til forskellige typer snakke og samtaler.
Mødehuset er en læringsmodel, hvor de fire møderum er overført til metafore om et hus. Hensigten er at få hvert rum til at repræsentere et bestemt mindset og stemning, som kan bruges under møderne.
Mødehuset ser sådan her ud.
Mødehuset er altså udgangspunktet for et fælles sprog som skærper fokus i de enkelte mødepukter.
Du kan se Ditte Wulff forklare mere om Mødehuset i denne video eller i deres slides om konceptet:
Konklusion
Afslutningsvis kan man sige, at mødeledelse er en vigtig kompetence for enhver organisation. Ved at bruge de værktøjer og idéer, der er beskrevet i denne artikel, kan du sikre, at dine møder bliver mere effektive, og at de opnår de ønskede resultater.
Når du har et godt møde, er det vigtigt at følge op på de beslutninger, der blev truffet. Det sikrer, at de bliver gennemført, og at alle er klar over, hvad der skal gøres.
Kommentarer